TUGAS 3 : TEORI ORGANISASI UMUM 1

PERUBAHAN & PENGEMBANGAN ORGANISASI

 1.             PENDAHULUAN

Perubahan organisasi adalah suatu proses dimana organisasi tersebut berubah dari keadaannya yang sekarang menuju keadaan di masa depan baik ke arah yang lebih baik maupun ke arah yang lebih buruk, tergantung dari yang diinginkan masing-masing organisasi. Perubahan organisasi dalam tulisan ini dimaksudkan untuk perubahan ke arah yang lebih baik agar organisasi terkait dapat berkembang dalam konteks yang positif sesuai norma pada umumnya sehingga perubahan dan pengembangan tersebut bertujuan untuk ke meningkatkan efektifitas dan efisiensi organisasi dalam menggunakan sumber daya agar meningkatkan kemampuan organisasi dalam menciptakan nilai dan hasil yang baik.

Organisasi dapat diibaratkan seperti tubuh manusia. Tubuh dapat berubah (bergerak) atas keinginannya sendiri, berubah (merespon) atas dasar rangsangan/stimulus dari luar tubuh, maupun berubah (berlindung) untuk mempertahankan kelangsungan hidupnya. Disamping itu seluruh tubuh akan merasakan sakit ketika satu bagiannya terluka. Dengan demikian organisasi dapat juga berubah karena adanya perubahan di satu bagian kecil di dalam organisasi tersebut untuk menyesuaikan dan melanjutkan siklusnya.

Menurut Descaples (2005) perubahan yang terjadi dalam organisasi sering kali membawa dampak yang tidak selalu menguntungkan. Bahkan menurut Abrahamson (2000), perubahan itu akan menimbulkan kejadian yang “dramatis” yang harus dihadapi oleh semua anggota organisasi. Descaples (2005) mengutip kajian yang dilakukan Poras dan Robertson’s (1992) menyatakan bahwa kebijakan perubahan yang dilakukan oleh organisasi hanya memberikan manfaat positif bagi organisasi sebesar 38%. Meskipun perubahan organisasi tidak langsung memberikan manfaat yang besar bagi kemajuan organisasi, namun beberapa praktisi tetap meyakini tentang pentingnya suatu organisasi untuk melakukan perubahan.

2.         PEMBAHASAN

2.1       Faktor Penyebab Perubahan dan Pengembangan Organisasi

Alasan organisasi untuk terus melakukan perubahan dan pengembangan dapat dibedakan menjadi dua berdasarkan sumbernya (Gunadarma, n.d.), yaitu internal dan eksternal, walaupun faktor tersebut tidak selamanya murni dan dapat menjadi hubungan sebab akibat. Sebagai contoh adalah keputusan pemimpin untuk mengubah kebijakan dalam organisasi (internal) tidak terlepas dari hasil penelitiannya terhadap perubahan selera konsumen (eksternal).

2.1.1        Internal, terdiri dari dan tidak terbatas pada:

a.      Perubahan Kebijakan Pimpinan

Setiap orang memiliki nilai masing-masing yang berbeda satu dengan yang lain berdasarkan hasil dari pembelajaran dan pengalaman sebelumnya. Hal itu juga berpengaruh pada visi dan misi manajemen atau pimpinan baik orang yang sama maupun terlebih lagi orang yang berbeda. Keduanya mempunyai kesamaan bahwa kebijakan yang diambil bertujuan untuk mencapai visi dan misi masing-masing.

Untuk perubahan kebijakan dengan subyek (orang) yang sama, perubahan kebijakan dalam sistem kepemimpinanya merupakan bentuk kecil dari siklus manajemen yang ada pada dirinya. Pengetahuan dan pengalaman yang baru menjadi dasar pemikirannya untuk mengevaluasi kebijakannya selama ini. Sedangkan untuk subyek (orang) yang berbeda, hal tersebut adalah wajar terjadi ketika kebijakan yang ada selama ini dinilai kurang baik menurut pengetahuan dan pengalamannya.

b.      Perubahan Tujuan Organisasi

Visi dan misi organisasi tidak dapat dipisahkan dari buah pemikiran para pendahulu maupun pemimpinnya. Perubahan visi dan misi pimpinan akan menjelma menjadi perubahan tujuan organisasi yang dipimpinnya.

c.       Perluasan Wilayah Operasi Tujuan

Seperti tubuh manusia, perubahan yang terjadi di bagian kecil organisasi dapat juga merubah bagian dan system lain dalam organisasi sesuai dengan kebutuhannya. Dengan berubahnya luas wilayah operasi, organisasi tersebut harus memikirkan juga perubahan alokasi sumber daya yang dimiliki baik fisik seperti SDM dan perlatan, maupun non fisik seperti system pelaporan dan kebijakan.

d.      Volume Kegiatan Bertambah Banyak

Bertambah banyaknya kegiatan dalam organisasi dapat berpengaruh pada jumlah SDM dan peralatan yang diperlukan untuk dapat mendukung tuntutan kegiatan organisasi tersebut.

e.      Sikap & Perilaku Dari Para Anggota Organinsasi

Tiga elemen pokok yang ada dalam organisasi adalah interaksi manusia, kegiatan yang mengarah pada tujuan, dan struktur organisasi itu sendiri (Widyatmini, 1996). Namun ketiga elemen tersebut tidak dapat dipisahkan dari peran manusia di dalamnya. Baik dan buruknya organisasi akan sangat bergantung dari sikap, perilaku dan nilai-nilai yang ada pada setiap peran anggota organisasi tersebut dalam mengolah ketiga elemen pokok di atas.

2.1.2        Eksternal, terdiri dari dan tidak terbatas pada:

a.    Konsumen

Konsumen sangat mempengaruhi kelangsungan organisasi baik konsumen langsung mapun konsumen tidak langsung. Konsumen dalam pengertian yang luas tidak hanya terbatas pada pembeli (konsumen langsung) dalam organisasi profit, namun juga konsumen tidak langsung seperti publik dan para pemegang kepentingan baik dalam organisasi profit maupun non-profit terkait. Konsumen yang puas karena kebutuhan dan kepercayaannya terpenuhi akan merupakan pelanggan yang menguntungkan organisasi. Dengan kata lain, tujuan (kelangsungan siklus hidup) organisasi akan dicapai melalui pencapaian tujuan dan kepercayaan konsumen (Budiarto, 1993).

b.    Politik, Ekonomi, dan Kekuatan Global

Ketiga faktor di atas terus menerus mempengaruhi organisasi dan memaksa mereka untuk bagaimana dan di mana harus menghasilkan barang dan jasa. Perserikatan ekonomi dan politik antar negara menjadi suatu kekuatan yang penting untuk perubahan. Tidak ada suatu organisasi yang mampu mengabaikan dampak dari ekonomi global dan kekuatan politik terhadap aktivitasnya (Asriani, 2009). Contohnya adalah krisis ekonomoni dan stabilitas politik tahun 1998 di Indonesia yang mengharuskan perusahaan memakan buah simalakama dengan melakukan perubahan organisasi berupa perampingan pegawai untuk menekan biaya pengeluaran.

c.    Hukum

Hukum merupakan dasar untuk mengatur segala tata cara kehidupan di suatu negara baik berupa hukum tata negara maupun hukum agama sehingga hukum mempunyai peran yang besar dalam perubahan tata organisasi terkait. Contohnya adalah munculnya UU tentang penarapan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) tahun 1970 yang mewajibkan tiap perusahan memiliki struktur panitia K3.

d.    Kebudayaan

Kelangsungan operasional organisasi selalu berada di dalam masyarakat yang memiliki budaya masing-masing sehingga organisasi harus dapat beradaptasi dengan masing-masing budaya di tempatnya berada. Contohnya adalah tidak adanya beef burger sapi di McDonald India karena sapi adalah hewan yang dianggap suci di kebudayaan masyarakat tersebut.

e.    Teknologi

Teknologi diciptakan dengan tujuan untuk mempermudah kerja manusia. Teknologi juga terus berkembang (dinamis). Dalam mempertahankan kelangsungan hidupnya, organisasi harus terus beradaptasi dengan lingkungannya termasuk perkembangan (perubahan) teknologi. Contohnya adalah bisnis online yang sedang berkembang di saat ini. Untuk dapat mempertahankan pangsa pasar, organisasi yang bergerak di bidang penjualan produk harus membuka diri terhadap perkembangan teknologi pemasaran.

f.    Sumber Daya Alam

Input dalam proses manajemen suka tidak suka sangat berpengaruh pada proses manajemen itu sendiri. Perubahan sumber daya alam sebagai bagian dari input proses manajemen akan sangat berpengaruh pada perencanaan dan perubahan organisasi ke depan. Contohnya adalah mulainya alternatif produksi mobil dan motor tenaga listrik untuk beradaptasi dengan isu keterbatasan sumber daya alam yang tidak terbarukan berupa minyak bumi sebagai bahan bakarnya.

g.    Demografi dan Sosial

Perubahan dalam komposisi dari kekuatan pekerja dan terus meningkatnya keaneka ragaman karyawan, hal ini mengenalkan pada organisasi banyaknya peluang dan tantangan. Perubahan dalam karakteristik demografis dari kekuatan pekerja memaksa para manajer untuk merubah gaya mereka dalam mengatur karyawan dan belajar bagaimana cara memahami, mengawasi dan memotivasi dengan setiap anggota yang berbeda secara efektif. Banyak perusahaan membantu para pekerja mereka untuk memahami akan adanya perubahan teknologi yang terus berkembang dengan menyediakan dukungan dalam mengedepankan pelatihan dan pendidikan (Asriani, 2009).

h.    Kompetitif

Setiap organisasi berusaha keras untuk mencapai keuntungan dari persaingan. Persaingan menjadi pemicu untuk melakukan perubahan dikarenakan apabila organisasi tersebut tidak dapat melebihi pesaingnya dalam efisiensi, kualitas atau kemampuan untuk melakukan inovasi pada produk dan jasa, maka organisasi tersebut tidak akan bertahan (Asriani, 2009).

i.    Etika

Sama pentingnya bagi suatu organisasi dalam mengambil tindakan untuk berubah sebagai tanggapan atas tuntutan dalam perubahan demografis dan sosial untuk kearah perilaku perusahaan yang lebih jujur dan bertanggung jawab. Banyak organisasi membutuhkan perubahan untuk mengijinkan para manajer dan para pekerja di semua tingkatan untuk melaporkan

perilaku yang tidak pantas, sehingga suatu organisasi dapat dengan segera menyingkirkan perilaku seperti itu dan melindungi kepentingan umum bagi para pelanggan dan anggotanya (Asriani, 2009).

 

2.1.3        Target Perubahan dan Pengembangan

Objek dalam perubahan organisasi meliputi input dalam proses manajemen yang terdiri dari manusia, modal, uang, metode (visi, misi, sikap, perilaku, struktur organisasi, tata hubungan kerja, dan prosedur), dan material serta proses manajemen itu sendiri. Dalam bukunya, Widyatmini (1996) menggambarkan alur proses manajemen dalam mengolah input menjadi output digambarkan sebagai berikut:

Gambar 1

Proses Manajemen

proses manajemen

2.2      Proses Perubahan dan Pengembangan

Sebenarnya perubahan dan pengembangan organisasi merupakan bagian dari proses manajemen dalam melakukan fungsi pengawasan (controlling) terhadap proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan koordinasi yang telah dilakukan sebelumnya. Pelaksanaan fungsi ini biasanya dilakukan dengan membandingkan kinerja dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya (Widyatmini, 1996).Perubahan dan pengembangan terhadap organisasi itu sendiri dapat dilihat dari adanya ciri-ciri seperti: merupakan usaha yang dilakukan secara terencana, mencerminkan suatu proses yang berlangsung terus-menerus, berorientasi pada masalah organisasi yang harus dipecahkan, merupakan usaha ke arah penyempurnaan organisasi, dan merupakan tanggapan terhadap berbagai perubahan yang terjadi di luar organisasi (Gunadarma, n.d.).

Dalam artkel Gunadarma tentang Teori Organisasi Umum-Perubahan dan Pengembangan Organisasi, perubahan meliputi 5 (lima) proses yaitu:

2.2.1        Mengadakan Pengkajian

Pengkajian dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai perangkat analisa, namun intinya adalah membandingkan kesesuaian kinerja dengan standar yang telah ditetapkan.

2.2.2        Mengadakan Identifikasi

Identifikasi/pemilahan dilakukan terhadap berbagai aspek organisasi yang sesuai maupun tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

2.2.3        Menetapkan Perubahan

Data hasil identifikasi kesesuaian terhadap standar organisasi menjadi dasar untuk merubah objek atau target perubahan baik input ataupun proses manajemen itu sendiri.

2.2.4        Menentukan Strategi

Dalam artikel Gunadarma tentang Teori Organisasi Umum-Perubahan dan Pengembangan Organisasi, strategi/metode perubahan dapat dilakukan dengan cara mengembangkan organisasi (membentuk jaringan manajerial, melatih kepekaan organisasi terhadap perubahan, membentuk tim sebagai agen perubahan, atau dengan melakukan survey kepuasan pelanggan sebagai umpan balik kinerja) atau dengan mengembangkan keterampilan dan sikap melalui serankaian pelatihan dan simulasi.

2.2.5        Melakukan Evaluasi

Tahap akhir dari siklus perubahan dan pengembangan organisasi yang dilakukan secara terus  menerus sebagai kontrol manajemen dalam proses adaptasi berkesinambungan terhadap perubahan lingkungan organisasi.

3            KESIMPULAN

Organisasi sebagai suatu bentuk kehidupan dalam masyarakat sudah sewajarnya dan seharusnya berubah karena organisasi juga harus selalu menyesuaikan dengan

perubahan-perubahan yang terjadi. Organisasi mengalami perubahan karena organisasi selalu menghadapi berbagai macam kelemahan (weakness) dan ancaman (threat) serta mencari pemecahan masalahnya dengan memanfaatkan kekuatan (strength) dan tantangan/kesempatan (opportunity) yang dimiliki.

Sebenarnya perubahan dan pengembangan organisasi merupakan bagian dari proses manajemen dalam melakukan fungsi pengawasan (controlling) terhadap proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan koordinasi yang telah dilakukan sebelumnya untuk meningkatkan dan mempertahankan siklus/kelangsungan hidupnya.

SUMBER :

  1. Asriani, D. (2009). Tesis : Analisis Kesiapan Pegawai Menerima Perubahan untuk Penerapan Balance Scorecard di Lingkungan Direktorat Jendral Kekayaan. Jakarta.
  2. Descaples, David. (2005). A Multiple Approach to Individual Readiness to Change. The Journal of Behavioural Applied Management. Vol. 11 No. 2 PP. 11-15.
  3. Kaplan, Robert S. and Norton, David P. (1992). The Balanced Scorecard Measures that Drive Performance. Harvard Business Review.
  4. Widyatmini. (1996). Pengantar Bisnis (Edisi Pertama Cetakan ke 5). Jakarta : Gunadarma.
  5. Budiarto, T. (1993). Dasar Pemasaran. Jakarta : Gunadarma.
  6. http://ocw.gunadarma.ac.id/course/computer-science-and information/information-system-s1-1/teori-organisasi-umum-2-1/perubahan-pengembangan-organisasi

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s